BPI Real Estate Sp. z o.o.

 

1. Wprowadzenie

1.1.      Niniejszy dokument stanowi opis polityki prywatności (dalej Polityka) BPI Real Estate Sp. z o.o. siedzibą w Warszawie, ul. Komitetu Obrony Robotników 48, zarejestrowanej w rejestrze przedsiębiorców prowadzonym przez Sąd Rejonowy dla ms. St. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: 0000375842, REGON: 142696098, NIP: 7010268989, (dalej Administrator lub My). 

1.2.      Celem Polityki jest określenie zasad i sposobu przetwarzania danych osobowych pochodzących od osób fizycznych będących użytkownikami serwisów internetowych administrowanych przez Administratora (dalej Użytkownik). Polityka zawiera również informacje dotyczące uprawnień osób fizycznych w odniesieniu do udostępnionych przez nich danych osobowych.

1.3.      Podstawę prawną Polityki stanowi Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej RODO), a także Ustawa o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 r. (Dz. U. 2018 poz. 1000). Polityka stanowi realizację przez Administratora obowiązków wynikających z art. 12 i 13 RODO. 

1.4.      Polityka ma zastosowanie do każdej strony internetowej, aplikacji lub usługi odsyłającej do tej informacji, a także do danych przekazywanych za ich pośrednictwem, drogą telefoniczną, elektroniczną bądź osobiście w siedzibie Administratora. Prosimy o zwrócenie uwagi, że opuszczając strony internetowe administrowane przez Administratora (np. przechodząc za pomocą linku na stronę znajdującą się w innej domenie), Użytkownik przechodzi w obszar, w którym nie obowiązuje Polityka. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za zasady polityki prywatności obowiązujące na stronach obsługiwanych przez inne podmioty.

2. Administrator danych osobowych

2.1.      BPI Real Estate Sp. z o.o. jest Administratorem danych osobowych przekazywanych przez Użytkowników serwisów internetowych, którzy odwiedzili i skorzystali z funkcjonalności oferowanych przez strony internetowe administrowane przez Administratora (dalej Serwisy internetowe):

 www.bpi-realestate.pl

 

2.2.      Gromadząc dane osobowe Administrator rejestruje informacje dotyczące źródła ich pozyskania. Pozyskiwanie danych osobowych Użytkowników odbywa się w sposób bezpośredni od osób, których dane dotyczą, a także od osób trzecich.

2.3.      Administrator dokłada szczególnej staranności, aby dane osobowe były przetwarzane zgodnie z celem, dla którego zostały zebrane i wykorzystywane stosownie do przesłanek oraz kategorii przetwarzanych danych dozwolonych prawem, w szczególności zgodnie z zasadami przetwarzania danych osobowych określonych w  art. 5 RODO.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

I.          Kontakt telefoniczny, za pośrednictwem poczty e-mail lub livechat’a na stronie internetowej z Biurem Obsługi Klienta 

• Przetwarzamy Twoje dane kontaktowe i inne dane, które podasz w trakcie rozmowy lub w treści korespondencji. Dane te pozyskaliśmy bezpośrednio od Ciebie. Pamiętaj, że wszystkie rozmowy telefoniczne prowadzone przy pomocy infolinii są rejestrowane.
• Przetwarzamy Twoje dane w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegającego na:

a)         obsłudze bieżących kontaktów, w tym rozpatrywaniu Twoich zapytań i udzielaniu na nie odpowiedzi,

b)         zapewnieniu prawidłowej obsługi Klienta – w tym na doskonaleniu procesu obsługi Klienta i jakości świadczonych usług, w ramach monitoringu poczty elektronicznej i rozmów telefonicznych, a także realizacji celów analitycznych i statystycznych związanych z procesem obsługi Klienta,

c)         ustaleniu, dochodzeniu i obronie przed roszczeniami.

• Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak niezbędne, by udzielić Ci odpowiedzi. Odmowa podania danych osobowych będzie skutkowała brakiem możliwości obsługi przesłanej przez Ciebie wiadomości i tym samym jej usunięciem.
• Dane osobowe są przechowywane przez czas obsługi przesłanej do nas wiadomości

 

II.         Otrzymywanie treści marketingowych drogą elektroniczną

• Jeśli wyraziłeś zgodę na otrzymywanie od nas treści marketingowych, przetwarzamy Twoje dane osobowe niezbędne do dokonania takiej wysyłki, tj. podany przez Ciebie adres e-mail lub numer telefonu oraz opcjonalnie kod pocztowy. Dane te pozyskaliśmy od Ciebie.
• Przetwarzamy Twoje dane w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegającego na realizacji działań marketingowych w postaci wysyłki zamówionych informacji handlowych wobec osób, które wyraziły zgodę na otrzymywanie informacji handlowych.
• Podanie adresu e-mail lub numeru telefonu jest dobrowolne, jednak ich podanie jest niezbędne dla wysyłki treści marketingowych – jeśli ich nie podasz, nie będziemy mogli Ci ich wysyłać.
• Dane osobowe są przechowywane do czasu wycofania Twojej zgody na otrzymywanie treści marketingowych, skutecznego złożenia sprzeciwu wobec działań marketingowych lub do czasu ustania naszego interesu w prowadzeniu takich działań.

 

III.        Korzystanie z naszych portali społecznościowych

• Ponieważ chcemy być z Tobą w stałym kontakcie, posiadamy konta w portalach społecznościowych, gdzie możesz nas odwiedzić i wejść z nami w interakcję (np. zostawić komentarz, polubić post czy go udostępnić). W takim przypadku dochodzi do przetwarzania Twoich danych osobowych. Szczegóły dotyczące przetwarzania danych w ramach portali społecznościowych znajdziesz tutaj

 

IV.        Współpraca z naszymi partnerami biznesowymi

• Jeśli jesteś stroną zawartej z nami umowy lub zamierzasz ją zawrzeć, dane, które przetwarzamy na Twój temat, stanowią dane kontaktowe oraz inne dane niezbędne do zawarcia i realizacji umowy. Dane te zostały pozyskane bezpośrednio od Ciebie. Możemy pozyskiwać lub weryfikować Twoje dane także przy pomocy ogólnodostępnych rejestrów (np. CEIDG, KRS).
• Przetwarzamy Twoje dane w następujących celach i w oparciu o następujące podstawy prawne:

1)         nawiązania współpracy oraz zawarcia i wykonania łączącej nas umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),

2)         prowadzenia dokumentacji rachunkowej Administratora dotyczącej współpracy, zgodnie z obowiązkiem prawnym spoczywającym na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), wynikającym w szczególności z ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości i ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług,

3)         realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegającego na:

a)         prowadzeniu czynności składających się na usprawnienie i koordynację pracy Administratora, w tym prowadzenie wewnętrznych rejestrów (np. ewidencjonowanie korespondencji),

b)         ustaleniu, dochodzeniu i obronie przed roszczeniami.

• Podanie danych jest warunkiem zawarcia umowy, a ich niepodanie będzie skutkowało brakiem możliwości jej zawarcia i wykonania.
• Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji i rozliczenia istniejącej współpracy lub nawiązania współpracy w przyszłości, a także do upływu okresów wynikających z odpowiednich przepisów prawa (tj. do upływu okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych związanych z dokumentacją rachunkową), co może być w stosownych wypadkach przedłużone o okres przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych. W przypadku, gdy nie dojdzie do nawiązania z współpracy, dane osobowe będą przechowywane do czasu podjęcia decyzji o braku współpracy.

 

V.         Osoby reprezentujące, osoby kontaktowe, pracownicy i pełnomocnicy naszych Klientów lub partnerów biznesowych

• Przetwarzamy Twoje dane kontaktowe i dane związane z Twoją funkcją lub relacją z podmiotem, w imieniu którego występujesz (standardowo są to: imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy, służbowy adres e-mail i służbowy numer telefonu, ewentualnie także informacje wskazujące na Twoje umocowanie do reprezentacji podmiotu). Dane te pozyskaliśmy bezpośrednio od Ciebie lub otrzymaliśmy je od podmiotu, w imieniu którego działasz. Możemy pozyskiwać lub weryfikować Twoje dane także przy pomocy ogólnodostępnych rejestrów (np. KRS).
• Przetwarzamy Twoje dane w następujących celach i w oparciu o następujące podstawy prawne:

1)         realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegającego na:

a)         zapewnieniu informacji i kontaktów niezbędnych do prowadzenia działalności gospodarczej, w tym nawiązania i realizacji współpracy z podmiotem, w imieniu którego występujesz, jak również obsługi i realizacji podejmowanych przez Ciebie czynności,

b)         prowadzenia czynności składających się na usprawnienie i koordynację pracy Administratora, w tym prowadzenie wewnętrznych rejestrów (np. ewidencjonowanie korespondencji),

c)         ustaleniu, dochodzeniu i obronie przed roszczeniami.

2)         realizacji spoczywających na nas obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), w tym obowiązku prowadzenia dokumentacji rachunkowej dotyczącej współpracy z podmiotem, w imieniu którego występujesz, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości i ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług

• Podanie danych jest dobrowolne, jednak ich niepodanie będzie skutkowało brakiem możliwości realizacji współpracy z podmiotem, w imieniu którego występujesz.
• Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji i rozliczenia istniejącej współpracy lub nawiązania współpracy w przyszłości, a także do upływu okresów wynikających z odpowiednich przepisów prawa (tj. do upływu okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych związanych z dokumentacją rachunkową), co może być w stosownych wypadkach przedłużone o okres przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych. W przypadku, gdy nie dojdzie do nawiązania z współpracy, dane osobowe będą przechowywane do czasu podjęcia decyzji o braku współpracy.

 

VI.        Udział w rekrutacji

1.         Jeśli odpowiadasz na naszą ofertę pracy:

• Przetwarzamy Twoje dane w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji na oferowane stanowisko i wyboru odpowiedniej osoby do zatrudnienia, w tym oceny kwalifikacji, zdolności i umiejętności kandydata do pracy. Dane te pozyskujemy bezpośrednio od Ciebie.
• Podstawą prawną przetwarzania Twoich danych osobowych w zakresie wynikającym z art. 22(1) Kodeksu pracy jest nasz obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO); w przypadku podania przez Ciebie danych osobowych w zakresie szerszym niż określony w przepisach prawa pracy, podstawą prawną ich przetwarzania w ww. celu jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Nie żądamy dostarczenia takich danych, jednak ich dostarczenie traktujemy jako równoznaczne z wyrażeniem zgody na ich przetwarzanie.
• Podanie danych osobowych jest dobrowolne. Brak podania danych może jednak uniemożliwić wzięcie udziału w rekrutacji.
• Dane osobowe są przechowywane do czasu zakończenia procesu rekrutacji, w którym zostały zebrane, lub do czasu wycofania Twojej zgody (w zależności od tego, co nastąpi pierwsze).

2.         Jeśli dostarczasz nam swoją aplikację, lecz aktualnie nie prowadzimy rekrutacji:

• Twoje dane osobowe przetwarzane są w celu przeprowadzenia przyszłych procesów rekrutacji i wyboru odpowiedniej osoby do zatrudnienia na wolnym stanowisku, w tym oceny kwalifikacji, zdolności i umiejętności kandydata do pracy.
• Podstawą prawną przetwarzania Twoich danych osobowych na potrzeby przyszłych rekrutacji jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Przesłanie do nas dokumentów aplikacyjnych traktujemy jako równoznaczne z wyrażeniem zgody na przetwarzanie danych w nich zawartych.
• Podanie danych osobowych jest dobrowolne. Brak podania danych może jednak uniemożliwić wzięcie udziału w przyszłych rekrutacjach.
• Dane osobowe są przechowywane przez okres 1 roku, o ile wcześniej nie wycofasz swojej zgody.

 

VII.       Korzystanie z praw przysługujących zgodnie z przepisami RODO

• Przetwarzamy dane dostarczone przez Ciebie w celu rozpatrzenia Twojego żądania, jak również dane przez nas posiadane, niezbędne do jego rozpatrzenia.
• Przetwarzamy Twoje dane w następujących celach i w oparciu o następujące podstawy prawne:

1)         rozpatrzenia zgłoszenia dotyczącego danych osobowych, zgodnie z obowiązkiem prawnym spoczywającym na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), wynikającym z przepisów RODO, w tym przeprowadzenia weryfikacji Twojej tożsamości,

2)         realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegającego na ustaleniu, dochodzeniu i obronie przed roszczeniami, a także obsłudze ewentualnych postępowań administracyjnych związanych z realizacją praw osób, których dane dotyczą.

• Podanie danych jest konieczne do rozpatrzenia Twojego zgłoszenia, a ich niepodanie będzie skutkowało brakiem możliwości jego rozpatrzenia.
• Dane przechowywane są do upływu okresu przedawnienia roszczeń osób, których dane dotyczą, wynikających z realizacji ich praw na podstawie art. 12-22 RODO (tj. okres przedawnienia roszczeń o naruszenie dóbr osobistych), a także przez okres niezbędny do obsługi ewentualnych postępowań administracyjnych związanych z realizacją praw osób, których dane dotyczą.

4. Odbiorcy danych osobowych

4.1.      Odbiorcami danych osobowych przekazanych Administratorowi przez osoby, których dane dotyczą, są następujące podmioty, którym przekazywane są dane osobowe w minimalnym zakresie, niezbędnym do realizacji celu/celów w jakim dane zostały pozyskane:

• upoważniony personel Administratora,
• podmioty przetwarzające dane osobowe w imieniu Administratora (np. biuro rachunkowe, dostawcy usług technicznych, dostawcy usług hostingowych),
• podmioty, z którymi Administrator zawarł umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych,
• właściwe organy upoważnione zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

4.2.      Administrator oświadcza, że nie sprzedaje, nie udostępnia i nie przekazuje zgromadzonych do przetwarzania danych osobowych innym osobom lub instytucjom, chyba, że nastąpi to za wyraźną zgodą lub na życzenie osób, których dane dotyczą, albo też na żądanie uprawnionych na podstawie ustawy organów państwowych na potrzeby prowadzonych przez nie postępowań lub działań związanych z bezpieczeństwem lub obronnością, dla określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego, gdy jest to niezbędne do wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów Administratora.

5. Przekazywanie danych osobowych do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG)

Z uwagi na to, że Administrator korzysta z aplikacji, których serwery zlokalizowane są poza EOG, dane osobowe pozyskane w związku z korzystaniem przez Użytkowników ze stron internetowych mogą być przekazywane do państw trzecich. W związku z tym, Administrator zadbał o to, aby korzystać wyłącznie z dostawców dających gwarancje wysokiego stopnia ochrony danych osobowych.

6. Okres przetwarzania danych osobowych

1. Administrator przetwarza pozyskane dane osobowe przez okres niezbędny do realizacji celu/celów, dla jakich zostały przekazane. Okres przetwarzania danych jest związany z celami i podstawami ich przetwarzania, w związku z czym:

• dane przetwarzane na podstawie wymogów ustawowych (podatkowych) będą przetwarzane przez czas, w którym przepisy prawa nakazują przechowanie danych;
• dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora będą przetwarzane do czasu skutecznego złożenia sprzeciwu przez osobę, której dane dotyczą lub ustania tego interesu. Dane przetwarzane w celu dochodzenia lub obrony przed roszczeniami będą przetwarzane przez czas równy okresowi przedawnienia tych roszczeń;
• dane przetwarzane na podstawie zgody będą przetwarzane do czasu wycofania zgody wyrażonej przez osobę, której dane dotyczą;
• dane osobowe przetwarzane w ramach procesu rekrutacji będą przetwarzane do czasu zakończenia tego procesu.

7. Prawa przysługujące podmiotom danych

7.1.      Administrator realizuje przysługujące osobom, których dane dotyczą uprawnienia związane z przetwarzaniem ich danych osobowych. W szczególności każdemu podmiotowi danych przysługuje prawo do:

•  dostępu do swoich danych osobowych,
• sprostowania danych osobowych,
• usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”),
• ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
•  sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych.

7.2.      W przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Administratora, podmiotowi danych przysługuje prawo do wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, bez konieczności uzasadniania swojej decyzji, szczególnie w przypadku, gdy prawnie uzasadniony interes polega na prowadzeniu działań związanych z marketingiem bezpośrednim.

7.3.      Zgoda wyrażona przez podmioty danych za pośrednictwem Serwisów internetowych może zostać w dowolnym momencie wycofana, co nie wpłynie na zgodność z prawem przetwarzania danych, których dokonano przed jej wycofaniem.

7.4.      Administrator informuje, że nie ma obowiązku usunięcia danych (czyli realizacji „prawa do bycia zapomnianym”) w przypadku, gdy przetwarzanie danych jest niezbędne do:

•  korzystania z praw i wolności wypowiedzi i informacji,
• wywiązania się z prawnego obowiązku przetwarzania na mocy prawa Unii Europejskiej lub prawa polskiego,
• celów archiwalnych w interesie publicznym, celów badań naukowych lub historycznych lub celów statystycznych,
• do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.   

7.5.      Powyższe uprawnienia, a także zamiar wycofania zgody mogą zostać zrealizowane poprzez przesłanie stosownego żądania drogą elektroniczną na adres e-mail: zgoda@bpi-realestate.com    bądź listownie na adres siedziby Administratora podany w punkcie 1.1 Polityki.

8. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Państwa dane nie będą wykorzystywane do podejmowania zautomatyzowanych decyzji w tym profilowania.

9. Bezpieczeństwo i przechowywanie informacji

Administrator zapewnia bezpieczeństwo danych osobowych przed bezprawnym ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, przejęciem danych przez osoby nieupoważnione, zniszczeniem, utratą, uszkodzeniem lub zmianą oraz przetwarzaniem danych osobowych w sposób niezgodny z przepisami RODO.

Administrator danych podejmuje w celu zabezpieczenia danych osobowych środki techniczne i organizacyjne spełniające wymogi RODO, w szczególności środki wymienione w art. 24 oraz art. 32 RODO, zapewniające poufność, integralność i dostępność usług przetwarzania przekazanych danych osobowych.

10. Wtyczki społecznościowe

W Serwisach internetowych stosowane są tzw. wtyczki społecznościowe przekierowujące do profili Administratora prowadzonych na portalach społecznościowych: Facebook, Instagram, LinkedIn, Youtube. Za pomocą funkcjonalności, jakie oferują te wtyczki, Użytkownicy mogą udostępnić poszczególne treści lub podzielić się nimi w mediach społecznościowych. Zwracamy jednak uwagę, że korzystając z tych wtyczek dochodzi do wymiany danych pomiędzy Użytkownikiem a danym portalem społecznościowym czy serwisem internetowym. Administrator nie przetwarza tych danych i nie ma wiedzy, jakie dane Użytkowników są gromadzone. W związku z tym, zachęcamy do zapoznania się z regulaminami i politykami prywatności tych serwisów społecznościowych przed skorzystaniem z danej wtyczki.

11. Prawo do skargi 

W każdym przypadku uznania, że prawa osoby fizycznej wynikające z przepisów prawa i Polityki są naruszane, Użytkownikom przysługuje prawo do wniesienia skargi do Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie przy ul. Stawki 2.

12. Postanowienia końcowe

W zakresie nieuregulowanym niniejszą Polityką obowiązują unijne i krajowe przepisy z zakresu ochrony danych osobowych.

Data ostatniej aktualizacji Polityki: 27.01.2025 r.